各部门、各单位：

2019年立卷归档工作已开始，请各立卷部门将2018年形成的归档材料进行收集、整理、分类、立卷归档。现将有关事项通知如下：

一.归档范围。根据学校档案工作要求，凡是本校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属档案范畴。具体归档范围，各立卷部门可参照档案馆网站（http://dag.uzz.edu.cn/index.html）“业务指导”栏。

1.已办理完毕的关于党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、财会等各类文件材料，结题的科研项目材料、竣工的基建项目材料、大型仪器设备随机材料，有保存价值的声像、照片及获得省（部）级以上奖励的奖杯、奖牌、荣誉证书及获赠的有关实物等。

2.毕业生成绩单、调配表、学位申请表、学生集体合影及新生学籍表（照片要附位置名单）。

3.教职工主编、参编的各类出版物、指导书等。

4.在工作中形成其他具有保存价值的材料。

二、归档时间。2019年度档案材料的移交起止时间为2019年4月8日至2019年5月10日。请各单位在规定时间内做好归档工作。具体归档时间见附件2。

三、具体要求

（一）各单位要高度重视文件归档管理工作，分管档案工作的领导及档案管理人员要集中精力、集中时间组织好文件材料的整理归档工作，解决好归档工作中存在的实际问题，确保各类文件材料齐全完整、安全保密、按时归档。

（二）各单位将收集齐全的文件材料，按照文件材料归档要求进行分类整理组卷、编写页码之后，登录档案管理系统（http://121.250.164.133/login.asp），进行档案信息著录及电子文件上传，并打印相关目录。

（三）经档案馆工作人员核对无误后，各单位将需归档的纸质文件材料及目录（一式两份，如有电子文件，请在“备注”栏，以“√”确认）、档案移交清单（一式两份，必须经本部门领导签字）移交至档案馆。

四、注意事项

1.声像及电子文件材料，必须声像清晰、数据完整，符合规范和标准。

2.各部门、单位应本着“既要兼顾全面，更要突出重点”原则，紧密围绕学校中心工作，做好关于学校创新转型发展、新旧动能转换工作、产教融合、高层次人才引进、新校区建设、教代会、团代会、学代会、各级领导视察调研等重大活动、重点工程、重要科研项目档案的收集整理，并确保重大活动档案的真实性、系统性、完整性。

3.各学院要重视学籍档案，尤其是学生学籍登记表的收集移交工作。学生登记表填写要保持书面整洁、字迹端正、无涂改；出生日期填写与身份证号的出生日期保持一致；家庭成员与本人关系填写应规范，如父女、母女、姐弟、兄妹等；入学前经历的填写应具体明确，如2007.09-2013.06   在XXXX小学就读；2013.09-2016.06   在XXXX初中就读。具体填写可参见附件8。

五、其他事项

1.档案馆将竭诚为各部门、单位文件材料和电子档案归档工作提供热情、周到服务。

2.各单位、部门档案工作人员在文件材料立卷归档过程中，如有问题，可到档案馆主页（http://dag.uzz.edu.cn/index.html）下载相关业务指导文件，或直接与档案馆工作人员联系。 纸质档案材料的立卷、归档遇到的有关问题,请与游兰菊、秦立宽联系（电话：3786763、3786935），电子文件的整理及档案管理系统使用遇到的有关问题请与陈飞联系（电话：3786763）。
   3.各部门、单位根据移交档案的需要到档案馆领取档案盒。

                                                                                                         档案馆

       2019年3月28日