为有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策、法规，结合我校档案工作实际，特制订本制度：

一.档案馆工作人员要提高服务意识，对来馆查阅档案者要热情接待，积极耐心地提供利用服务。

二.查阅利用馆藏开放档案：

1.校外单位查阅：查阅人须持有单位介绍信、个人身份证原件及复印件，填写《枣庄学院档案利用查阅登记簿》后，即可查阅。如需复制，则委托档案馆工作人员办理。

2.个人查阅：查阅人须持有本人身份证原件及复印件，填写《枣庄学院档案利用查阅登记簿》后，即可查阅。如需复制，则委托档案馆工作人员办理。

3.委托他人查阅：被委托人须持有委托人亲笔签名的委托书、本人身份证原件及复印件，填写《枣庄学院档案利用查阅登记簿》后，即可查阅。如需复制，则委托档案馆工作人员办理。

4.港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本馆已开放的档案，须经学校外事部门介绍以及档案馆负责人同意。

三.查阅利用其他部门的非公开档案或保密档案的，除须持上述合法证明外，必须办理相应的审批手续后方可利用。

1.本校人员利用馆藏党群、行政类保密档案或非本部分形成的未开放的档案（如上级文件、会议记录等），须经党办（校办）主任或纪委（监察室）副书记（主任）批准。查阅与本人相关的档案（如任免、表彰、奖励、处分决定等以及由本人经办的档案）除外。

2.本校人员查阅财会档案，须持本单位（单位）介绍信（校财会人员除外），并经财会部门负责人同意且由相关财会人员陪同办理。

3.查阅审计档案，一般应限定在审计部门内部。凡需借出或非审计人员查阅审计档案，须经审计部门负责人同意并由相关审计人员陪同办理。

4.本校人员查阅科技保密档案，须经归档部门负责人同意。查阅他人限制利用的科技档案，须经课题负责人或本人同意。

5.社会单位人员利用上述档案，须先经档案馆负责人批准后，再按以上规定办理审批手续。

四.馆藏档案原则上限在馆内查阅，不得借出。如因特殊需要借出，本校人员凭所在单位（盖有公章）证明，填写《枣庄学院档案利用借阅登记簿》，经档案馆负责人批准，方可外借。出借档案不得转借，更不能丢失，借出档案须按期归还。馆藏的保密档案除特殊情况外一律不外借。

五.档案利用人员要爱护档案，对档案的保密、安全、完整负责，不得随意增删、涂改、撕毁、转借，更不能丢失。如发现违规者，视情节轻重，给予批评教育、罚款直至追究法律责任。

六.凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会公开的部分提出限制利用的意见。

七.未经学校授权和上级主管部门批准，任何组织和个人均无权公布档案。