为促进学校档案工作的科学发展，实现档案实体分类、编号、排架、检索的规范化、标准化，充分发挥档案的作用，更好地为学校中心工作服务，特制定本办法。
一、类目标识
根据教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》有关规定，并结合《枣庄学院档案管理办法》的要求，学校全部档案划分为：党群、行政、学生、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、实物、声像13个类目。
(一)一级类目的标识
学校档案实体分类一级类目的标识为类目名称主词汉语拼音的首字母组合，具体标识如下：
DQ 党群类
XZ 行政类
XS学生类
JX 教学类
KY 科研类
CP 产品生产与科技开发类
JJ 基建类
SB 仪器设备类
CB 出版类
WS 外事类
CK 财会类
SW 实物类
SX 声像类
(二)二级类目标识
学校档案实体分类二级类目的标识，采用双位制，如“11”，其余二级类目一次为12、13……99，其中10、20……等带“0”的数字不用 。
在划定保管期限的基础上，党群类档案分为综合、纪检监察、组织、宣传教育、统战、工会、团委等顺序立卷；行政类档案分为综合、人事、审计、保卫、后勤、档案图书等顺序立卷。
(三)三级类目的标识方法与二级类目基本相同，各二级类目中，需要设置三级类目的同样采用双位制进行标识，用11、12、13……99依次标识各三级类目，其中10、20……等带“0”的数字不用 。
(四)案卷号、件号
案卷号采用两位阿拉伯数字组成，如：01、02……流水编号;件号采用阿拉伯数字组成，如：1、2……流水编号
二、档号编制
(一)档号结构
档号包括年度号、分类号、案卷号(或件号)三个部分。
年度号：四位阿拉伯数字组成。
分类号：分类号一般由一、二级类目代号组成，部分设有三级类目的还应包含三级类目。
案卷号：按选择的分类号中最下位类流水编号
(二)档号模式
年度号+分类号+案卷号(或件号)
例如：2000—DQ11—01……ｎ(或2000—DQ11—1……ｎ)
(三)档号标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号(或件号)之间用“-”连接。例如， 2006年党群类综合部分的第五卷档案，可标识为：2006-DQ11-05。
三、档案保管期限
学校档案保管期限定为永久、定期(30年、10年)
四、实体档案排架
为维护档案的整体性和方便查找，档案实体排架按“类别-年度”纵向排列
五、档案实体分类代号简表
党群类：
一级类目代号：DQ
二级类目代号：
党务综合 11
纪检、监察 12
组织 13
宣传教育 14
统战 15
行政类：
一级类目代号：XZ
二级类目代号：
行政综合 11
人事 12
审计 13
保卫 14
后勤 15
档案、图书 16
学生类：暂归教学类
教学类：
一级类目代号：JX
二级类目代号：
教学综合 11
学科与实验室建设 12
招生 13
学籍管理 14
课堂教学与教学实践 15
学位 16
毕业生 17
教材 18
科研类
一级类目代号：KY
二级类目代号：
综合类 11
项目类：科研准备 实验 总结鉴定 申报奖励 推广应用 12
产品类：
一级类目代号：CP
二级类目代号：
综合 11
产品项目 12
基建类：
一级类目代号：JJ
二级类目代号：
综合 11
基建项目 12
仪器设备类：
一级类目代号：SB
二级类目代号：
综合 11
仪器设备种类 12
出版类：
一级类目代号：CB
二级类目代号：
综合 11
出版物项目 12
外事类：
一级类目代号：WS
二级类目代号：
综合 11
出国 留学 来校 国际合作 12
财会类：
一级类目代号：CK
二级类目代号：
综合 11
会计报表 12
会计账簿 13
会计凭证 14
工资清册 15
实物类：
一级类目代号：SW
二级类目代号：
字画 12
证书 13
牌匾 14
奖杯 15
锦旗 16
印信 17
校徽、纪念章 18
礼品、纪念品 19
文物 20
科研成果实物 21
其他 22
声像类：
一级类目代号： SX
二级类目代号：
照片 12
录音带 13
录像带 14
幻灯片 15
磁盘 16
影视胶片 17
缩微胶片 18
光盘 19
