第一章 总则
第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》(第27号令)等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指我校在教学、科研、管理等活动中直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像和实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校各单位(部门)在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案管理部门集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第四条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校各单位(部门)和个人都有遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。
第五条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各单位(部门)和个人都应重视档案工作，保证档案工作依法顺利开展。
第六条 学校重视档案工作，将档案工作纳入学校整体发展规划，在人员编制、档案库房、管理设施、发展档案事业所需设备以及经费等方面给予保证。
第七条 全校各单位(部门)要将档案工作纳入本单位工作计划，将立卷归档工作列入本单位有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据之一。
第二章 档案管理机构及其职责
第八条 我校档案工作由校长领导，并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。档案工作贯彻统一领导、分级管理、集中保管的原则，实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于保存利用。
第九条 学校设立档案工作委员会，具体负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。委员会由校长、各有关部门(单位)负责人组成，校长任主任，学校办公室主任、档案馆馆长任副主任，各有关部门(单位)负责人任委员，委员会下设办公室，办公室设在档案馆，档案馆馆长兼任办公室主任。档案工作委员会的主要职责是：
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全校档案工作规划；
(二)审定学校档案工作各项规章制度；
(三)研究并决定学校档案工作的重大事项；
(四)协调各单位档案工作，把档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入学校工作质量考核体系中，纳入各部门、各单位工作计划，纳入有关人员的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与档案工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。
(五)对各单位(部门)档案工作进行监督、检查与考核。
第十条 学校档案馆是我校档案管理机构，是保存和提供利用学校档案的专门机构。
学校档案馆的管理职责是：
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三)对全校各单位(部门)档案工作进行指导、监督和检查；
(四)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
(五)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
(六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(七)开展档案的开放和利用工作；
(八)开展全校档案工作人员的业务培训；
(九)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(十)开展国内外档案学术研究和交流活动。
第十一条 各单位(部门)安排一名负责任人分管本单位的档案工作，明确档案工作岗位，实行兼职档案员或专职档案员的岗位配置，负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷等工作。按照《枣庄学院档案实体分类法、归档范围和保管期限规定》的要求，完整、规范、按时完成归档工作。
对数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案，经档案馆同意，可根据需要设立分室进行管理。档案分室由所在部门配员负责管理，并定期向档案馆移交档案。
第十二条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十三条 档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十四条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。
第三章 文件材料的立卷归档
第十五条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
各单位负责档案工作的人员按照归档要求，负责组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本单位档案工作人员检查合格后向学校档案馆移交。
第十六条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按照有关规定执行。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十七条 部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由学校办公室负责立卷归档。其余均按二级学院或职能部门分工，负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个单位的，由主办单位立卷归档，其它相关单位协办。
第十八条 各单位立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
(一)归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。
(二)归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。
(三)归档的档案材料应当用纸规范，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。
(四)案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求。
第十九条 学校制定健全的档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，通过一定的奖惩措施，不断提高学校档案管理水平。
第二十条 档案材料归档时间及手续：
(一)各部门在次年3月底前归档。
(二)教学类在次学年寒假前归档。
(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
(四)接收档案必须履行相关手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
第二十一条 各单位必须按照国家法律和本管理办法规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。 学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照国家归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理。任何个人不得据为己有。
对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校颁发捐赠证书并予以奖励。
第四章 档案管理
第二十二条 档案馆按照有关规定，对馆藏档案进行系统整理、科学分类与管理。对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：党群类、行政类、学生类、教学类 、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。
第二十三条 要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。
第二十五条 对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则，档案保管期限的标准，销毁档案的程序和办法，严格按国家规定进行，严禁擅自销毁档案。
第二十六条 档案库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立、健全库房管理制度。
第二十七条 设专人负责档案统计工作，准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按规定及时向市档案局和上级主管部门报送“档案工作情况统计报表”。
第二十八条 对所存档案和资料的保管情况要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
第五章 档案利用
第二十九条 档案馆工作人员要熟悉馆藏，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。
第三十条 学校馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。
第三十一条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。
第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者当事人同意，必要时报请校长审查批准。
提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。
第三十三条 档案馆应当设立专门的阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续，遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为查阅使用者服务。
第三十四条 根据学校和社会发展需要，积极开展档案的编研工作；采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。
第六章 条件保障
第三十五条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十六条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。
存放涉密档案设立专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防光、防有害气体工作，确保档案实体的安全。
第三十七条 学校设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第三十八条 逐步建立健全档案工作制度，制定各项业务规范，制定各单位档案工作目标管理与考核体系。
对在档案工作中做出贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。
第三十九条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第四十条 凡此前学校印发的有关档案工作管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第四十一条 本办法由学校档案馆负责解释。
第四十二条 本办法自发文之日起执行。
